Autoreminder in eOffice - Agent für unerledigte Aufgaben

In unserer Office sowie Projektplanung können Aufgaben als Aktivitäten in Projekten definiert werden. Zur Überwachung kann man Erinnerungen verwenden. Diese werden über einen Hintergrundagent in der Konfiguration gesteuert.
In unserer Applikation kann man für eine Aktivität eine Erinnerungsmail zusenden lassen, falls eine Aufgabe nicht erledigt ist.

Image:Autoreminder in eOffice - Agent für unerledigte Aufgaben

Erinnerungsmail kann aktiviert werden und es kann eingestellt werden, ob nach der ersten Erinnerung noch weitere Erinnerungen eingestellt werden.

Image:Autoreminder in eOffice - Agent für unerledigte Aufgaben

Erster Fall: einfacher Autoreminder ohne Wiederholung:

  • Es wird grundsätzlich kein Autoreminder erstellt, wenn jemand auf die Idee kommt, das Datum in die Vergangenheit zu legen, sprich es wird geprüft, ob das Erinnerungsdatum vor dem Erstelldatum des Dokumentes liegt. In diesem Fall wird nie eine Mail geschickt.
  • In den anderen Fällen hängt es leider davon ab, wann der Hintergrundagent läuft. Wenn wir mal davon ausgehen, dass er nachts läuft hängt es leider davon ab, ob er vor Mitternacht oder nach Mitternacht läuft.
  • der Agent schickt Erinnerungen für Dokumente, deren Reminderdatum in der Vergangenheit, heute zur Laufzeit des Agenten oder morgen zur Laufzeit des Agenten ist.
  • für den User stellt, der am Morgen sein eOffice öffnet, stellt sich das dann so dar:
  • ist der Agent vor Mitternacht gelaufen, so hat er Reminder bekommen für die heute (aus seiner Sicht)  fälligen Dokumente.
  • ist der Agent nach Mitternacht gelaufen, so bekommt er auch Reminder für Dokumente von morgen (aus seiner Sicht).
  • läuft der Agent mal vor und mal nach Mitternacht, so ergibt das natürlich Chaos. Mal bekommt er keine Reminder, dann die von heute und morgen gleichzeitig, etc.


Fazit, damit die Funktion korrekt läuft, muss man unbedingt dafür sorgen, dass der Agent vor Mitternacht läuft.
Falls das nicht möglich ist, kann man auch den Code bzgl des Offsets anpassen.

Zweiter Fall mit Wiederholung


Das tritt erst dann ein, wenn die Mail gemäß obiger Regeln schonmal verschickt wurde. Dann wird geschaut, ob sie nochmal verschickt werden soll.

  • gibt man in der Dialogbox nur Tage ein, so wird die Mail x Tage nach dem letzten Versand einer Erinnerungsmail nochmal versandt. Dabei gelten hier die gleichen Regeln bzgl der Laufzeit des Hintergrundagenten wie oben.
  • gibt man in der Dialogbox  Tage und Monate ein, z.b. 2 Monate und 5 Tage. So wird die Mail 2 Monate und 5 Tage nach dem letzten Versand einer Erinnerungsmail versandt.
  • genauso mit der Eingabe von Jahren Monaten und Tagen.. Die Eingabe der drei Zahlen ergibt also genau ein Wiederholungsintervall.
  • bei wiederholenden Erinnerungen wird die Mail so lange geschickt, bis das Dokument auf erledigt gesetzt wird.


Was man also bei diesen Wiederholungsmails wissen muss ist, erstens so wie oben, es hängt davon ab, ob der Agent vor oder nach Mitternacht läuft und zweitens, das Wiederholungsintervall bemisst sich nicht dem Datum, das man in der Dialogbox eingegeben hat, sondern nach dem Zeitpunkt der zuletzt versendeten Erinnerungsmail. Wenn also der Agent mal ein paar Tage nicht läuft, dann wird zum Beispiel die erste Mail 5 Tage zu spät verschickt. Die nächste Erinnerungsmail kommt dann aber erst genau die konfigurierte Anzahl von Tagen nach dem ersten Verschicken der Mail.

Bei wiederholenden Remindern erhält man zwei Informationen:

- wann wurde der erste Reminder erstellt ( Feld TWAutoRemDone)
- wann wurde der letzte Reminder geschickt  (TWAutoRemLoopDone). Falls TWAutoREmLoopDone noch leer, wurde die Mail entweder bisher nur einmal verschickt (TWAutoRemDone) oder noch gar nicht.

Fazit, damit das also korrekt läuft, sollte folgendes möglichst sichergestellt sein:

  • der Agent sollte abends und sicher vor Mitternacht laufen.
  • der Agent sollte jeden Tag laufen, oder falls man am Wochenende keine Mals verschicken möchte, dann Sonntag - Donnerstag abend vor Mitternacht. Dann würde man am Montag früh alle Reminder für Dokumente bekommen, die Samstag, Sonntag und Montag fällig sind.  

Andere Alternative Erinnerungsmail mit Übersicht alle unerledigten Aktivitäten oder fällige Leads / Helpdeskfälle etc.
Alternativ bieten wir auch einen Agent an, der im Standard mittlerweile ausgeliefert wird, aber angepasst werden muss auf die Bedingungen im Unternehmen, der über eine Ansicht gesteuert an die noch offenen Aufgaben oder nicht abgeschlossenen Leads erinnert.
Dabei kann der eigentliche Projektleiter ebenso informiert werden wie der Bearbeiter oder eine zentrale Stelle, die Übersicht über alle fälligen Aufgaben erhalten kann.

Lutz Geschinsky | 22. Juli 2015 10:38:52 | Kommentare (0) | Permanent Link

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